Wat zijn de taken van de notulist tijdens een vergadering? Tijdens iedere vergadering is er iemand verantwoordelijk voor het maken van de notulen, maar waar is de notulist nog meer verantwoordelijk voor? En wat maakt een notulist een goede notulist? In dit blog vertellen wij jou meer over de rol van de notulist.
Wat is een notulist?
Wat is een notulist? Een notulist is de verslaggever van een bijeenkomst, vergadering of overleg. “De notulist heeft tot taak het goed weergeven van het gesprokene, zodat de loop van een vergadering is terug te lezen in de notulen”, aldus Encyclo.nl. Hoe uitgebreid of beknopt dit gedaan wordt, hangt af van het type organisatie of vergadering.
Taken notulist
Een notulist heeft in ieder geval de volgende taken:
- Vastleggen van algemene gegevens voorafgaand aan de vergadering: datum, tijdstip, aanwezigen en afwezigen.
- Leg besluiten en afspraken die gemaakt worden vast.
- Leg acties vast. Belangrijk is dat hierbij in ieder geval toegevoegd wordt wie er verantwoordelijk is én welke deadline er afgesproken is.
- Leg de context vast. Wanneer deelnemers na afloop het verslag teruglezen, moet iedereen gemakkelijk kunnen terughalen wat er besproken is.
- Zorg dat de notulen volledig zijn, vraag waar nodig om verduidelijking.
- Maak na afloop van de meeting een mooi en volledig verslag van de meeting.
- Verstuur het verslag rond aan alle deelnemers.
Een notulist heeft de volgende optionele taken
- Actief deelnemer aan de vergadering. Dit is afhankelijk van de verantwoordelijkheden van de persoon die notuleert in het project dat besproken wordt.
- Soms heeft de notulist een bredere assisterende rol. In dit geval is de notulist ook verantwoordelijk voor alle taken in de voorbereiding, denk aan: rondsturen uitnodigingen, rondsturen aanvullende documenten, reminders voor openstaande acties en het opstellen van de agenda.
- Sporadisch dient de notulist een gehele transcriptie te maken. Dan dient er dus letterlijk alles wat er gezegd is genotuleerd te worden.
Herkennen vergaderdoelen
Een belangrijke vaardigheid van een notulist is het kunnen herkennen van vergaderdoelen. Een agendapunt kan verschillende doelen hebben: informerend, besluitvormend of opiniërend. Waarom dit belangrijk is en hoe een notulist dit kan doen, lees je in dit blog van Management Support.
Leven notulist makkelijker maken
Zoals je hebt kunnen lezen van de taken van de notulist behoorlijk uitgebreid. Door te werken met een online vergadertool wordt het leven van een notulist een stukje makkelijker. Ben jij of ken jij een notulist zijn of haar taken een stukje makkelijker wilt maken? Klik hier voor meer informatie over Notulen Software.
