Wanneer je een team leidt, kan het moeilijk zijn om de eisen van jouw werk en jouw privéleven in evenwicht te houden. Als gevolg daarvan wordt vergaderen vaak aan de kant geschoven. Maar voor een organisatie zo samenwerkingsgericht als de jouwe, is dat geen goede zaak. Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van teamcommunicatie en planning. Als je effectief vergadert, krijg je niet alleen dingen sneller en efficiënter voor elkaar, maar bevorde je ook het vertrouwen en de kameraadschap tussen de teamleden. Met de juiste vergaderchecklists in jouw achterzak is het coördineren van een productieve vergadering veel eenvoudiger dan je denkt. En met deze checklists voor verschillende soorten vergaderingen (en variaties op die thema’s), kun je ervoor zorgen dat iedereen effectief, efficiënt – en met plezier – deelneemt.
Morning meetings
Ochtendvergaderingen zijn de beste manier om de dag te beginnen. Ze helpen je te organiseren, kleine taken af te handelen en jouw collega’s beter te leren kennen. Ze zijn ook een goede manier voor nieuwe teamleden om hun collega’s te leren kennen. Als je een ochtendvergadering op kantoor wilt organiseren, kun je overwegen een vergaderruimte te boeken in plaats van jouw bureau te gebruiken. Je zult waarschijnlijk ook productiever zijn als je jouw vergadering niet achter uw bureau houdt. Je wordt dan minder afgeleid door binnenkomende e-mails, Slack-berichten en andere taken die bij een kantoorbaan horen. Je moet ook een vergadertijd kiezen die de agenda’s van jouw meest ervaren medewerkers niet verstoort. Idealiter worden ochtendvergaderingen gereserveerd voor junior medewerkers die de extra tijd nodig hebben om hun werk af te krijgen.
Wekelijkse teamvergaderingen
Wekelijkse teamvergaderingen zijn een geweldige manier om bij te houden welke vooruitgang jouw team heeft geboekt sinds de laatste vergadering. Je kunt deze vergaderingen ook gebruiken om toekomstige projecten te bespreken en te plannen. Bepaal voor aanvang van de vergadering welke onderwerpen aan de orde komen en maak een vergaderagenda. Dit zal helpen om de vergadering op schema te houden en jouw teamleden gefocust te houden. Om jouw vergadering productiever te maken, probeer je zoveel mogelijk afleiding te elimineren. Zet e-mailalerts uit, sluit browsertabbladen, sluit Slack af en sluit alle andere programma’s die de aandacht van jouw team van de vergadering kunnen afleiden.
Maandelijkse vergadering
Een maandelijkse vergadering kan jouw teamleden helpen georganiseerd en bij de les te blijven. Je kunt de vergadering gebruiken om teamdoelen te delen, voortgangsrapporten te bespreken, en jezelf verantwoordelijk te houden voor jouw eigen taken. Maak voor jouw maandelijkse vergadering een agenda. De agenda moet onderwerpen bevatten die relevant zijn voor jouw afdeling of team als geheel. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld komende bedrijfsevenementen, deadlines voor projecten, successen en uitdagingen waar jouw team voor staat. Zorg ervoor dat je een tijdstip kiest waarop de agenda’s van jouw meest ervaren medewerkers niet worden onderbroken. Idealiter worden maandelijkse vergaderingen gereserveerd voor junior medewerkers die de extra tijd nodig hebben om hun werk af te krijgen.
Kwartaalvergaderingen. Evalueer en plan
Kwartaalvergaderingen zijn een goede manier voor jouw teamleden om hun vooruitgang sinds de laatste vergadering te bespreken. Je kunt deze vergadering ook gebruiken om jouw doelen en doelstellingen voor het komende kwartaal te plannen. Bepaal voor aanvang van de vergadering welke onderwerpen aan de orde zullen komen en stel een vergaderagenda op. Dit zal helpen om de vergadering op schema te houden en jouw teamleden gefocust te houden. Om jouw vergadering productiever te maken, probeer je zoveel mogelijk afleiding te elimineren. Zet e-mailalerts uit, sluit browsertabbladen, sluit Slack af en sluit alle andere programma’s die de aandacht van jouw team kunnen afleiden van de vergadering.
Kwartaalvergaderingen – Bespreken en beslissen
Voor veel teams zijn kwartaalvergaderingen uitgegroeid tot een tijd voor besluitvorming. Als jouw team eraan gewend is geraakt om tijdens de vergadering beslissingen te nemen, kun je overwegen om dit een gebruikelijke praktijk te maken. Als jouw teamleden aarzelen om beslissingen te nemen tijdens de vergadering, kun je hen vragen om een korte samenvatting van hun gedachten voor te bereiden en deze klaar te hebben voor bespreking tijdens de vergadering. Dit zal helpen om het gesprek gefocust en op koers te houden.
Conclusie
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van teamcommunicatie en -planning. Als je effectieve vergaderingen houdt, krijg je niet alleen dingen sneller en efficiënter voor elkaar, maar bevorder je ook het vertrouwen en de kameraadschap onder de teamleden. Met de juiste vergaderchecklists in jouw achterzak is het coördineren van een productieve vergadering veel eenvoudiger dan je denkt. En met deze checklists voor verschillende soorten vergaderingen (en variaties op die onderwerpen), kun je ervoor zorgen dat iedereen effectief, efficiënt – en met plezier – deelneemt.
