De voorbereiding van een vergadering is bijna even belangrijk als de vergadering zelf. Een goede voorbereiding help je een agenda op te stellen, mogelijke blokkades op te sporen en verrassingen te voorkomen. Het geeft je ook de tijd om na te denken over hoe je onderwerpen wilt benaderen en wat je uit de vergadering wilt halen. De voorbereiding van een vergadering mag niet worden overhaast of als een bijzaak worden gezien. Een gebrek aan voorbereiding kan leiden tot slechte planning, onhaalbare resultaten en zelfs het mislukken van de vergadering zelf. Een vergadering voorbereiden is niet moeilijk als je de juiste hulpmiddelen tot jouw beschikking hebt en een beproefde strategie volgt. Het volgende artikel geeft een overzicht van alles wat je moet weten over de voorbereiding van jouw volgende vergadering om deze vlot te laten verlopen.
Ken je deelnemers en agenda
Het is belangrijk om te weten wie er naar de vergadering komt en met welk doel. Dit zal je helpen om de discussie voor te bereiden en de agenda voor de vergadering op te stellen. Het maakt het ook makkelijker voor je om met jouw deelnemers in gesprek te gaan, en het kan je zelfs helpen om mogelijke wegversperringen op voorhand te identificeren. Als je de vergadering leidt, kun je ook overwegen om aantekeningen te maken of zelfs de vergadering op te nemen. Het maken van aantekeningen kan je helpen georganiseerd te blijven, ervoor te zorgen dat onderwerpen worden behandeld en te bepalen welke follow-up er na de vergadering moet worden gedaan. Het opnemen van een vergadering kan helpen misverstanden te voorkomen door een duidelijk verslag van wat er is gezegd en overeengekomen. Naast de agenda kan het ook nuttig zijn om tijdens de vergadering basisregels te bespreken. Grondregels zijn nuttig wanneer deelnemers samen moeten komen om uitdagingen op te lossen of punten van zorg op een collaboratieve manier aan te pakken.
Kom met een plan
Voordat je de vergaderruimte binnenstapt, moet je een duidelijk plan hebben. Dit zal je helpen om gefocust te blijven op wat er moet gebeuren en zal het gemakkelijker maken om de vergadering op schema te houden. Het eerste wat je moet doen is het doel van de vergadering bepalen. Je moet ook nadenken over de doelen, resultaten en belangrijkste uitkomsten van jouw vergadering. Wat zijn de uitdagingen of problemen die de vergadering probeert op te lossen? Wat is het gewenste resultaat van de vergadering? Wat zullen de tastbare resultaten van de vergadering zijn? Jouw draaiboek moet zowel de macro- als de micro-elementen van de vergadering omvatten. De macro-elementen zijn de algemene doelstellingen van de vergadering, en de micro-elementen zijn de kleinere activiteiten die tijdens de vergadering moeten worden gedaan.
Creëer een effectieve vergaderomgeving
De vergaderomgeving kan een grote invloed hebben op het succes van de vergadering, dus is het belangrijk om de juiste omgeving te creëren voordat de vergadering begint. Vergaderruimtes en -tijden zijn belangrijk om te overwegen bij het creëren van een effectieve vergaderomgeving. Vergaderruimtes kunnen een grote invloed hebben op hoe productief een vergadering is, dus het is belangrijk om een ruimte te kiezen die bevorderlijk is voor productieve discussies. Jouw vergaderruimte moet stil, comfortabel en goed verlicht zijn en de aanwezigen in staat stellen zich te concentreren op de discussie die aan de gang is. Het tijdstip van de dag is ook van invloed op de vergaderomgeving. Een vergadering die tijdens de normale kantooruren wordt gehouden, heeft meestal meer onderbrekingen dan een vergadering die midden in de nacht wordt gehouden. Jouw vergaderomgeving moet ook de juiste technologie voor jouw vergadering hebben. Dit houdt in dat er voldoende stopcontacten moeten zijn voor ieders laptop, voldoende internetbandbreedte en projectiemogelijkheden indien nodig.
Check in met de juiste hulpmiddelen
De voorbereiding van een vergadering houdt niet op bij de logistiek of de agenda. Je moet er ook voor zorgen dat iedereen productief kan werken tijdens de vergadering zelf. Misschien wil je samen met de deelnemers nagaan of ze de hulpmiddelen hebben die ze nodig hebben om productief te zijn tijdens de vergadering. Dit kan onderbrekingen, misplaatste items en discussies over hulpmiddelen tijdens de vergadering helpen voorkomen. Je kunt ook overwegen om samenwerkingssoftware te gebruiken waarmee je informatie, checklists, bestanden en meer kunt delen met jouw deelnemers tijdens de vergadering. Je kunt ook een social media commandocentrum opzetten vóór de vergadering. Dit kan je helpen om snel mogelijke problemen of onderbrekingen te beheren die zich voor of tijdens de vergadering kunnen voordoen. Je kunt tools voor socialemediabeheer gebruiken om je te helpen problemen op te lossen, snel te reageren en onderbrekingen van de vergadering te voorkomen.
Samenvatting
De voorbereiding van een vergadering is van cruciaal belang voor het succes van elke vergadering. Je moet weten wie de vergadering zal bijwonen, met welk doel en op welk tijdstip. Je moet ook weten wat er tijdens de vergadering zal worden besproken. Je moet een draaiboek hebben over hoe je de vergadering gaat aanpakken, en welke apparatuur je nodig hebt. Je moet ook een effectieve vergaderomgeving hebben, zodat de vergadering soepel verloopt.
