Laten we eerlijk zijn: we hebben allemaal dummie-momenten als mensen. Zelfs de meest doorgewinterde pro’s kunnen “beginners”-momenten hebben. Daarom is deze lijst met “6 tips om jou te helpen om betere notulen te maken” er!

Ook voor een ervaren notulist is een momentje van zelfreflectie natuurlijk hartstikke goed. Hoewel deze tips voor sommigen misschien eenvoudig en logisch lijken, zijn het leuke herinneringen. En wie weet; misschien vind je je innerlijke notulen-goeroe.

Als je een nieuwere medewerker in je organisatie bent of net nieuw bent in het documenteren van vergaderingen en wat tips wilt, dan is dit blog iets voor jou. Dus lees verder om zes tips te ontdekken die je zullen helpen een betere notulist te worden.

Wees een goede luisteraar

Als beginner in het notuleren van vergaderingen, wil je er zeker van zijn dat je goed kunt luisteren tijdens de vergadering. Terwijl je aantekeningen maakt, wil je nog steeds meekrijgen wat er allemaal besproken wordt. Dit zal je helpen om nauwkeurig vast te leggen wat er in de vergadering is besproken. 

Door goed te luisteren, kunt je ook context aan de vergadering geven en begrijpen hoe jouw aantekeningen in de vergadering passen. Dit is vooral belangrijk als je een vergadering documenteert die veel acroniemen of jargon bevat. In deze situaties is het vooral belangrijk om goed te luisteren en in je eigen woorden aantekeningen te maken. Daarnaast kan de manier waarop iets gezegd hebben, natuurlijk ook inhoudelijk betekenis hebben.

Schrijf/typ snel

Tijdens de vergadering wil je zo snel mogelijk schrijven of typen en toch nauwkeurig zijn. Dit minimaliseert de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het maken van aantekeningen. Zorg er echter voor dat je niet zo snel schrijft dat je niet nauwkeurig schrijft. De vergadering kan eindigen voordat je het weet, maar je wilt niet het risico lopen iets belangrijks te missen omdat je te snel probeerde te schrijven.

Uiteraard gaat typen een stuk sneller dan schrijven. Wij raden daarom ook af om handgeschreven notulen te maken. Naast dat het meer tijd kost, hebben handgeschreven notulen nog veel meer nadelen. Die laten we voor dit blog even voor wat ze zijn.

Gebruik maken van software met een transcribeer / speech-to-text functionaliteit kan je hierbij helpen. De gesproken zinnen worden automatisch omgezet in notulen. Het is aan jou om eventuele fouten er adequaat uit te halen.

Notuleren voor dummies

Wees niet bang om vragen te stellen

Als je een vraag hebt over een bepaald onderwerp of een bepaalde zin die je aan het noturen bent, wees dan niet bang om de spreker of aanwezigen te vragen. Nieuwe notulisten van vergaderingen kunnen vaak aarzelen om vragen te stellen uit angst de vergadering te onderbreken.

Een goede newbie voor vergadernotulen zijn, betekent dat je elk detail correct wilt hebben. Dit kan ervoor zorgen dat je heel selectief wilt zijn in wat je vraagt. Als je jezelf in een situatie bevindt waarin je je zorgen maakt over het stellen van vragen, probeer je er dan niet door te laten verlammen.

Maak aantekeningen in je eigen woorden

Dit is waar het subtiele verschil tussen de twee bovenstaande tips in het spel komt. Wanneer je in jouw eigen woorden aantekeningen maakt, wil je er zeker van zijn dat je de vergadering niet alleen letterlijk uitschrijft. In plaats daarvan wil je er zeker van zijn dat je in je eigen woorden schrijft wat je hoort of ziet.

Het is ook belangrijk omdat andere nieuwe notulisten of toekomstige lezers van de notulen verschillende woorden en acroniemen voor hetzelfde kunnen hebben. Door in je eigen woorden te schrijven, weet je zeker dat je precies vastlegt wat er is gezegd, maar ook eventuele nuances of andere informatie die mogelijk niet is opgenomen.

Maak je geen zorgen over het perfecte woord of de perfecte zin

Hoewel het belangrijk is dat je alle informatie correct opschrijft, wil je niet meer tijd besteden aan het piekeren over het perfecte woord of de perfecte zin dan aan het maken van notulen. Of je nu een beginner bent in het notuleren van vergaderingen of een doorgewinterde professional, je zult niet altijd elk woord of elke zin correct krijgen.

Als je je zorgen maakt over het correct krijgen van elk woord of elke zin, zul je meer tijd besteden aan het twijfelen aan jezelf dan aan het maken van aantekeningen. Dit is met name het geval als je een newbie bent in het notuleren van vergaderingen over een onderwerp in de taal of met terminologie die nieuw voor je is. Je wilt er zeker van zijn dat de informatie zo nauwkeurig mogelijk wordt weergegeven, maar verwacht geen perfectie.

Wat je hierbij kan helpen, is het gebruik maken van software met een transcribeer / speech-to-text functionaliteit. De basis staat sneller, waardoor jij meer tijd hebt om te focussen op het neerzetten van de ‘perfecte’ woorden en zinnen. 

Vat aan het einde samen

Aan het einde van de vergadering wil je samenvatten wat er is besproken en welke beslissingen zijn genomen. Zo weet je zeker dat je geen onderwerpen mist die aan de orde zijn geweest. Door aan het einde samen te vatten, zorg je er ook voor dat je een gemakkelijk spiekbriefje hebt om naar terug te gaan wanneer je de definitieve vergadernotulen gaat schrijven. Dit maakt het een stuk gemakkelijker om ervoor te zorgen dat je niets mist.

Na afloop kun je de samenvatting met notulen, acties en besluiten toesturen aan alle stakeholders. Voor zowel aanwezigen als afwezigen is het relevant om dit verslag te hebben. 

Afsluiten

Door deze zes tips te volgen, ben je goed op weg om een ​​betere notuleer dummie te worden. Het maken van goede notulen is een belangrijk onderdeel van veel banen, maar kan ook nuttig zijn voor andere teamleden. Als je jezelf ooit in een situatie bevindt waarin je notulen van vergaderingen documenteert, ben je zeker een betere notuleer dummie met deze tips in uw achterzak!

Notuleren met Topical Meetings

Wil jij aan de slag met optimaal notuleren? Dan is Topical Meetings de tool voor jou. Professionals besparen tot wel 12 uur per week in het voorbereiden, uitwerken en opvolgen van meetings. Eerst lezen hoe andere organisaties werken met Topical?

Lees over de aanpak van het Hoornbeeck College.

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof