Laten we eerlijk zijn: we hebben allemaal dummie-momenten als mensen. Zelfs de meest doorgewinterde pro’s kunnen “beginners”-momenten hebben. Daarom is deze lijst met “6 tips om jou te helpen om betere notulen te maken” er! Laten we eerlijk zijn, ook voor een ervaren notulist is een momentje van zelfreflectie natuurlijk hartstikke goed. Hoewel deze tips voor sommigen misschien eenvoudig en logisch lijken, zijn het leuke herinneringen. En wie weet; misschien vind je je innerlijke notulen-goeroe. Als je een nieuwere medewerker in je organisatie bent of net nieuw bent in het documenteren van vergaderingen en wat tips wilt, dan is dit blog iets voor jou. Dus lees verder om zes tips te ontdekken die je zullen helpen een betere notulist te worden.
Wees een goede luisteraar
Als beginner in het notuleren van vergaderingen, wilt je er zeker van zijn dat je goed kunt luisteren tijdens de vergadering. Terwijl je aantekeningen maakt, wil je er zeker van zijn dat je goed luistert naar de onderwerpen die worden besproken. Dit zal je helpen om nauwkeurig vast te leggen wat er in de vergadering is besproken. Door goed te luisteren, kunt je ook context aan de vergadering geven en begrijpen hoe jouw aantekeningen in de vergadering passen. Dit is vooral belangrijk als je een vergadering documenteert die veel acroniemen of jargon bevat. In deze situaties is het vooral belangrijk om goed te luisteren en in je eigen woorden aantekeningen te maken.
Schrijf snel
Tijdens de vergadering wil je zo snel mogelijk schrijven en toch nauwkeurig zijn. Dit minimaliseert de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het maken van aantekeningen. Zorg er echter voor dat je niet zo snel schrijft dat je niet nauwkeurig schrijft. De vergadering kan eindigen voordat je het weet, maar je wilt niet het risico lopen iets belangrijks te missen omdat je te snel probeerde te schrijven.
Wees niet bang om vragen te stellen
Als je een vraag hebt over een bepaald onderwerp of een bepaalde zin die je aan het noturen bent, wees dan niet bang om de spreker of aanwezigen te vragen. Nieuwe notulisten van vergaderingen kunnen vaak aarzelen om vragen te stellen uit angst de vergadering te onderbreken. Een goede newbie voor vergadernotulen zijn, betekent dat je elk detail correct wilt hebben. Dit kan ervoor zorgen dat je heel selectief wilt zijn in wat je vraagt. Als je jezelf in een situatie bevindt waarin je je zorgen maakt over het stellen van vragen, probeer je er dan niet door te laten verlammen.
Maak aantekeningen in je eigen woorden
Dit is waar het subtiele verschil tussen de twee bovenstaande tips in het spel komt. Wanneer je in jouw eigen woorden aantekeningen maakt, wil je er zeker van zijn dat je de vergadering niet alleen letterlijk uitschrijft. In plaats daarvan wil je er zeker van zijn dat je in je eigen woorden schrijft wat je hoort of ziet. Het is ook belangrijk omdat andere nieuwe notulisten of toekomstige lezers van de notulen verschillende woorden en acroniemen voor hetzelfde kunnen hebben. Door in je eigen woorden te schrijven, weet je zeker dat je precies vastlegt wat er is gezegd, maar ook eventuele nuances of andere informatie die mogelijk niet is opgenomen.
Maak je geen zorgen over het perfecte woord of de perfecte zin
Hoewel het belangrijk is dat je alle informatie correct opschrijft, wil je niet meer tijd besteden aan het piekeren over het perfecte woord of de perfecte zin dan aan het maken van notulen. Of je nu een beginner bent in het notuleren van vergaderingen of een doorgewinterde professional, je zult niet altijd elk woord of elke zin correct krijgen. Als je je zorgen maakt over het correct krijgen van elk woord of elke zin, zul je meer tijd besteden aan het twijfelen aan jezelf dan aan het maken van aantekeningen. Dit is met name het geval als je een newbie bent in het notuleren van vergaderingen over een onderwerp in de taal of met terminologie die nieuw voor je is. Je wilt er zeker van zijn dat de informatie zo nauwkeurig mogelijk wordt weergegeven, maar verwacht geen perfectie.
Vat aan het einde samen
Aan het einde van de vergadering wil je samenvatten wat er is besproken en welke beslissingen zijn genomen. Zo weet je zeker dat je geen onderwerpen mist die aan de orde zijn geweest. Door aan het einde samen te vatten, zorg je er ook voor dat je een gemakkelijk spiekbriefje hebt om naar terug te gaan wanneer je de definitieve vergadernotulen gaat schrijven. Dit maakt het een stuk gemakkelijker om ervoor te zorgen dat je niets mist.
Afsluiten
Door deze zes tips te volgen, ben je goed op weg om een betere notuleer dummie te worden. Het maken van goede notulen is een belangrijk onderdeel van veel banen, maar kan ook nuttig zijn voor andere teamleden. Als je jezelf ooit in een situatie bevindt waarin je notulen van vergaderingen documenteert, ben je zeker een betere notuleer dummie met deze tips in uw achterzak!
