Online vergaderingen zijn een geweldige manier om tijd en geld te besparen op reizen, en ook een geweldige manier om mensen bij elkaar te brengen die elkaar meestal niet zo vaak face-to-face zien. Of je nu een teamleider of teamlid bent, er zullen momenten zijn waarop online vergaderingen de natuurlijke gang van zaken zijn. Maar ze kunnen vaak te veel gebruikt worden. Dat komt omdat er zoveel voordelen zitten aan online vergaderen – maar alleen als ze op de juiste manier en op het juiste moment worden gebruikt. Een productieve vergadering helpt jouw team beter samen te werken en geeft iedereen de kans om ideeën te delen en feedback te geven. Bovendien zorgt het ervoor dat iedereen op de hoogte is van zijn taken en verantwoordelijkheden voor de toekomst. Dit artikel bevat tips voor effectieve online vergaderingen aan de hand van 10 eenvoudige regels om ze in elke fase effectief te laten werken.
Regel 1: Houd de vergadering met een duidelijke agenda
Met een duidelijke agenda weet je zeker dat de juiste onderwerpen aan bod komen en kun je de tijd beter beheren en de vergadering op schema houden. Zorg ervoor dat je dit van tevoren met alle deelnemers deelt, zodat ze voorbereid kunnen komen. Probeer je ook aan de agenda te houden: als je van het onderwerp afdwaalt, kan het moeilijk zijn om iedereen weer op het juiste spoor te krijgen. Zelfs als je de agenda niet precies volgt, zorgt een agenda ervoor dat iedereen een goed idee heeft van wat er is besproken. Als je kunt, neem de vergadering dan op met een vergaderprogramma dat opname toelaat of met een digitale voicerecorder. Na de vergadering kun je de notulen nog eens nalezen als dat nodig is. Het is een goede manier om na te gaan wat er is besproken en om actiepunten vast te stellen.
Regel 2: Begin en eindig op tijd
We hebben allemaal wel eens vergaderingen bijgewoond die te lang duurden. Het is belangrijk om vanaf het begin de juiste toon te zetten door jouw vergadering kort en op tijd te houden. Als je de geplande tijd overschrijdt, kunnen mensen zich ongemakkelijk of verontwaardigd voelen. Het kan het ook moeilijker maken voor mensen om gefocust te blijven en op schema te blijven. Daarom is het belangrijk om alles op schema te houden en op tijd te beginnen en te eindigen. Als het nodig is, kun je ook een timer gebruiken om jezelf op koers te houden. En vergeet niet om mensen te bedanken voor hun tijd. Als jouw vergadering wordt bijgewoond door mensen die zich in verschillende tijdzones bevinden, probeer de vergadering dan te plannen wanneer de meeste mensen waarschijnlijk beschikbaar zijn. Als je weet dat een bepaald tijdstip goed werkt voor uw team, probeer je dan aan dat tijdstip te houden. Op die manier is de kans het grootst dat iedereen beschikbaar is.
Regel 3: Zorg voor een uitnodiging met een click-to-join link
Het eerste wat mensen zien als ze op de link van de vergadering klikken, is de uitnodiging. Zorg ervoor dat die duidelijk en uitnodigend is en een goed idee geeft van wat deelnemers kunnen verwachten. Je kunt deelnemers ook via e-mail of sms uitnodigen voor een Google Hangout- of Zoom-vergadering. Op die manier kunnen ze de vergadering bijwonen, zelfs als ze de specifieke vergader-app niet hebben. Zorg ervoor dat ze op de link klikken zodra ze de uitnodiging ontvangen, want als ze niet op tijd zijn, missen ze de vergadering misschien. Google heeft ook een herinneringsfunctie voor uitnodigingen en een plaats waar mensen kunnen RSVP’en, zodat je weet wie er aanwezig is.
Regel 4: Zorg voor een app voor deelnemers op afstand
Als je een app voor online vergaderingen gebruikt, zorg er dan voor dat iedereen er toegang toe heeft en dat de app de juiste is voor uw situatie. Je zult waarschijnlijk een mix willen hebben van audio-only, video en tekst functies. Kies de functies die het beste werken voor uw vergadering en jouw deelnemers. Bijvoorbeeld, voor een zakelijke strategievergadering wil je misschien een videofunctie gebruiken zodat mensen elkaar kunnen zien. Voor een teamvergadering gebruik je misschien een functie met alleen audio, zodat mensen kunnen typen terwijl ze spreken. Als je een videofunctie gebruikt, zorg er dan voor dat je de mensen laat weten dat ze de camera kunnen uitzetten als ze dat willen. Als je een tekstfunctie gebruikt, kun je de mensen laten weten dat ze niet hoeven te typen.
Regel 5: Zorg ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn en klaar om te chatten
Als u een virtuele vergadering via tekst gebruikt, zorg er dan voor dat de juiste mensen aanwezig zijn, zodat u niet iemand eruit hoeft te gooien die per ongeluk is binnengekomen. En zorg ervoor dat de juiste mensen aan het typen zijn. Als u een videovergadering houdt, zorg er dan voor dat de juiste mensen aanwezig zijn en klaar om te beginnen. Op die manier kunt u de vergadering op tijd beginnen en voorkomen dat mensen te laat komen. Dit is vooral belangrijk als u een virtueel team hebt. Het is belangrijk om de tijd van mensen te respecteren door ze niet onnodig vergaderingen te laten uitzitten.
Regel 6: Stel basisregels op en houd u eraan
Als je gebruik maakt van een virtuele vergadering, zullen er waarschijnlijk momenten zijn waarop mensen die op afstand zitten, onderbreken of voor hun beurt spreken. Om dit te voorkomen, is het een goed idee om van tevoren basisregels voor virtuele vergaderingen op te stellen. Laat mensen bijvoorbeeld weten wanneer ze mogen typen om te spreken en wanneer ze op hun beurt moeten wachten. Je kunt ook regels opstellen voor hoeveel mensen tegelijk mogen spreken en hoe mensen elkaar kunnen laten weten dat ze willen praten. Deze regels kunnen variëren naargelang het soort vergadering dat je houdt, dus zorg ervoor dat je ze naleeft.
Regel 7: Zet video uit en microfoons uit, tenzij dat nodig is
Als je een videovergadering hebt, zet de video dan uit zodra je hem niet meer nodig hebt. Zelfs als je de camera niet aan hebt, kunnen mensen nog steeds een lichtje van jouw computer zien komen. Zet ook de microfoon uit, tenzij je die nodig hebt. Je wilt niet dat mensen de achtergrondgeluiden uit je kamer horen of het geluid van je geklik op je toetsenbord. Als je Zoom gebruikt, kun je ook de functie niet storen gebruiken, die jouw camera en microfoon uitschakelt als je ze niet nodig hebt. Als je een vergadering hebt met alleen audio, zet dan je microfoon uit tenzij je hem nodig hebt. Je hoeft jouw microfoon ook niet aan te hebben staan als je aan het typen bent. Het kan zelfs handig zijn om jouw microfoon uit te zetten zodat je niet tegelijkertijd hoeft te typen en te praten.
Regel 8: Probeer verschillende vergadertools uit en vind de tool die voor je werkt
Er zijn veel verschillende vergadertools die je kunt gebruiken om virtuele vergaderingen te houden. Zoek de tool die het beste werkt voor jou en jouw team. Als je een vergadertool gebruikt, zorg er dan voor dat deze het type vergadering ondersteunt dat je wilt houden. Als je bijvoorbeeld een vergadering wilt houden met alleen audio, zorg er dan voor dat de tool die je kiest dat type vergadering ondersteunt. Als je een online vergaderprogramma zoals Zoom gebruikt, kun je ook een agenda of een kalender aan uw vergadering toevoegen. Je kunt ook bestanden of links toevoegen waarop mensen kunnen klikken terwijl ze in de vergadering zijn. Dit kan handig zijn als je iets wilt delen met de groep of als je mensen vraagt om iets te bekijken terwijl ze in de vergadering zijn.
Regel 9: Wees duidelijk over wie verantwoordelijk is voor wat na de vergadering
Zorg ervoor dat je na de vergadering duidelijk bent over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit kan inhouden dat je ervoor zorgt dat de vergadering wordt opgevolgd met alle actiepunten die werden besproken, evenals alle beslissingen die tijdens de vergadering werden genomen. Dit is vooral belangrijk als je vergadert met een team op afstand. Als je niet zeker weet wat er tijdens de vergadering is gebeurd of welke beslissingen er zijn genomen, kan het moeilijk zijn om van daaruit verder te gaan.
Regel 10: Vergeet niet te vieren!
Tot slot, hoe succesvol of productief jouw vergadering ook was, zorg ervoor dat je het na de vergadering viert. Dit kan zo simpel zijn als het sturen van een felicitatie e-mail of het sturen van een emoji in de vergaderruimte chat. Dit kan helpen om het team enthousiast, gemotiveerd en blij te houden om samen te werken. Het kan ook helpen om relaties op te bouwen, wat belangrijk is voor elk team. En tot slot kan een felicitatie je een goed gevoel geven over je werk en je op weg helpen naar de volgende uitdaging. Succesvolle online vergaderingen hebben alles te maken met het vinden van de juiste tool en het volgen van deze eenvoudige regels.
