Ondernemingsraadvergaderingen (OR vergaderingen) kunnen lastig zijn. Ze dienen als een forum waar werknemers hun zorgen kunnen uiten, ideeën kunnen delen en oplossingen kunnen bieden voor problemen die ze in het bedrijf zien. Als alles soepel verloopt, is dit een kans voor blijvende positieve verandering in het bedrijf. Maar als dat niet het geval is, kan dit rampzalige gevolgen hebben voor het moreel en de productiviteit van de werknemers. Als je erover nadenkt om een OR-vergadering op je werkplek te organiseren of je afvraagt of die van jou goed genoeg verloopt, zijn hier vijf tips om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt.
Zorg ervoor dat iedereen weet hoe de vergadering werkt
Een van de grootste problemen bij OR-vergaderingen is de verwarring over de structuur en functie van de vergadering zelf. Voordat je de vergadering plant, moet je ervoor zorgen dat iedereen weet hoe de vergadering is gestructureerd en wat de regels zijn. Laat je iedereen vrijuit praten of beperk je iedereen tot een bepaalde tijd? Komt er een officiële stemprocedure of maak je gewoon aantekeningen van ieders suggesties? Sta je werknemers toe te stemmen over hun favoriete communicatiemethode (bijv. e-mail versus persoonlijke vergaderingen)? Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit met hoe de vergadering zal verlopen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Plan voldoende tijd in om alles te bespreken
Het is onmogelijk om te voorspellen wat een komende OR-vergadering zal brengen. Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om alles op je agenda te bespreken. Als je elke maand een vergadering houdt, zorg er dan voor dat deze ongeveer 45 minuten duurt. Als je om de twee weken een vergadering hebt, plan deze dan in voor een uur. Moedig werknemers in ieder geval aan om efficiënt met hun spreektijd om te gaan. Dit zal ervoro zorgen dat de vergadering op schema blijft en er niet van de onderwerpen wordt afgeweken.
Vergeet niet aantekeningen te maken
Als je aantekeningen maakt tijdens een OR-vergadering, zorg er dan voor dat je noteert wie wat heeft gezegd. Als er bepaalde medewerkers zijn die vaak vragen stellen of ideeën uitwisselen tijdens vergaderingen, noteer dit dan. Dit zal je helpen herinneren aan de onderwerpen die tijdens eerdere vergaderingen zijn besproken en het gemakkelijker maken om met werknemers gevolg te geven aan hun zorgen of aanbevelingen. Als er een bepaalde persoon is die veel te zeggen heeft tijdens vergaderingen en je hebt niet het gevoel dat je genoeg tijd hebt om iedereen aan te spreken, overweeg dan om aantekeningen te maken bij hun opmerkingen en deze vervolgens buiten de vergadering op te volgen. Je hoeft niet elk woord op te schrijven dat tijdens een vergadering wordt gesproken. Schrijf gewoon de essentiële informatie op, zodat je er later gemakkelijk naar kunt verwijzen.
Communiceer na de vergadering met een follow-up e-mail
Stuur de dag na de ondernemingsraadvergadering een snelle vervolgmail naar alle aanwezigen. In de e-mail vat je samen wat er tijdens de vergadering is besproken en laat je medewerkers weten dat je met hen contact zult opnemen over hun suggesties of zorgen. Als je een idee hebt besproken dat je wilt omzetten in een bedrijfsbreed initiatief, laat dan iedereen weten wat de toekomst biedt. Ga je een taskforce oprichten om het idee te onderzoeken? Geef je medewerkers de taak om het idee te onderzoeken? Publiceer je een enquête of opiniepeiling om feedback te verzamelen? Wat je ook besluit te doen, laat jouw medewerkers weten dat je hun suggesties opvolgt. Als je een idee hebt besproken dat persoonlijker is, laat je medewerkers dan weten wanneer je een antwoord voor hen verwacht. Als iemand je zou vragen om meer werknemers aan te nemen, wanneer verwacht je dan het antwoord op die vraag te krijgen? Als iemand je heeft gevraagd om een nieuw trainingsprogramma te implementeren, wanneer verwacht je dat dan te hebben?
Stel duidelijke verwachtingen vast voor de volgende vergadering
Er is geen juiste manier om een vergadering van de ondernemingsraad te leiden. Er is echter een verkeerde manier om een vergadering te leiden. Voorkom dat je in deze veelvoorkomende valkuilen valt door duidelijke verwachtingen te scheppen voor de volgende vergadering. – Is het een open forum? Mogen medewerkers vrijuit spreken of zijn ze beperkt tot één vraag of één idee tegelijk? – Wat is het gewenste resultaat van de vergadering? Wat hoop je te bereiken tijdens de bijeenkomst? – Hoe lang moet de vergadering duren? Volg je een strak schema of laat je de vergadering op een natuurlijke manier verlopen?
Conclusie
Als je wilt dat jouw OR-vergaderingen een succes worden, moet je maanden van tevoren beginnen met het plannen ervan. Voordat de vergadering plaatsvindt, moet je een duidelijke visie hebben van wat je hoopt te bereiken en een strategie hebben om daar te komen. Door deze tips op te volgen, kun je ervoor zorgen dat jouw vergaderingen soepel verlopen en alles bereiken wat nodig is. Met een beetje voorbereiding is het heel goed mogelijk om een succesvolle ondernemingsraadvergadering te houden.
