Verslaglegging van een vergadering: het klinkt makkelijker dan het is. Want het maken van een verslag van een vergadering is niet gemakkelijk. Wel hebben wij handige tips om dit proces makkelijker, maar vooral beter, te maken. De sleutelwoorden zijn: (1) Digitalisering, (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Na het lezen van dit korte blog ken jij de kernwaarden van een goede verslaglegging van een vergadering.

Wat is verslaglegging?

Verslaglegging is het notuleren / rapporteren van informatie. Tijdens een vergadering is verslaglegging dus het schriftelijk vastleggen van (belangrijke) zaken die bespreken worden door de deelnemers van de vergadering. Tijdens een vergadering is het normaal dat hier een specifiek persoon voor verantwoordelijk is: de notulist. Uiteraard kan deze persoon wisselen per vergadering.

Jij wilt de verslaglegging van jouw vergaderingen verbeteren.

Maar hoe ga je dit doen?

Digitalisering vergaderproces

Digitalisering is een belangrijke stap in het verbeteren van de verslaglegging van jouw vergaderingen. Anno 2024 is het namelijk ontzettend ouderwets om je verslaglegging met papier te doen. ‘Ik doe mijn verslaglegging met Word, dat is toch ook digitaal?’ Ja dat is digitaal, nee Word is absoluut niet prettig voor overzichtelijke verslaglegging (zeker op lange termijn niet!).

Om jouw vergaderproces te digitaliseren raden wij aan om een digitale tool te gebruiken. Het gebruik van een vergader of verslagleggingstool is de sleutel naar de volgende twee stappen: (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Bovendien is een gedigitaliseerde verslagleggingsomgeving ontzettend fijn omdat alle vergaderingen en bijbehorende verslagen worden gecentraliseerd. Zo hoeft niemand meer te zoeken naar waar de informatie gevonden kan worden.

Een voorbeeld van een populaire tool om het vergaderproces te digitaliseren is Topical Meetings.

Overzicht en Structuur

Overzicht en structuur zijn de belangrijkste aspecten van een goed verslag van een vergadering. Overzicht en structuur zorgen ervoor dat het verslag makkelijk leesbaar is en de belangrijkste informatie uit het verslag snel gevonden kan worden. Overzicht en structuur kunnen gecreëerd worden door:

  • Werken met templates voor repeterende vergaderingen. Zo raken de deelnemers bekend met de flow die iedere vergadering doorlopen wordt.
  • Een duidelijke introductie. Hierin worden de datum, aanwezigen en het overkoepelende thema benoemd.
  • Werk met agendapunten. Zo wordt de informatie in het verslag gegroepeerd per onderwerp.
  • Werk met actiepunten en beslissingen. Op deze manier wordt de belangrijkste informatie gescheiden van de rest van het verslag (de context).

‘Een goed verslag van een vergadering is zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk’.

Verspreiding verslag vergadering

Een goed verslag is fijn, maar dient wel nog verspreid te worden. Als je werkt met een digitale vergadertool, maak dan een export van de vergadering (in Word of PDF, maar net wat jij fijn vindt). Deze PDF kun je vervolgens doormailen naar iedereen die het verslag van de vergadering dient te lezen. Ook zijn er veel vergadertools die het verslag, bijvoorbeeld een uur na de meeting, automatisch rondsturen aan alle genodigden. Daarnaast is de vergadering natuurlijk terug te lezen in de digitale omgeving.

Als jouw vergadering en verslaglegging voldoet aan deze drie aspecten, dan ben je gegarandeerd van goede verslaglegging.

Verslaglegging met Topical Meetings

Wil jij de verslaglegging binnen jouw organisatie digitaliseren en optimaliseren? Maak dan gebruik van Topical Meetings. Bespaar professionals tot wel 12 uur per week in het voorbereiden, uitwerken en opvolgen van meetings. Op de website van Topical Meetings kun je geheel gratis en vrijblijvend een proefomgeving voor jouw organisatie aanmaken.

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof