Verslaglegging van een vergadering: het klinkt makkelijker dan het is. Want het maken van een verslag van een vergadering is niet gemakkelijk. Wel hebben wij handige tips om dit proces makkelijker, maar vooral beter, te maken. De sleutelwoorden zijn: (1) Digitalisering, (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Na het lezen van dit korte blog ken jij de kernwaarden van een goede verslaglegging van een vergadering.
Wat is verslaglegging?
Verslaglegging is het notuleren / rapporteren van informatie. Tijdens een vergadering is verslaglegging dus het schriftelijk vastleggen van (belangrijke) zaken die bespreken worden door de deelnemers van de vergadering. Tijdens een vergadering is het normaal dat hier een specifiek persoon voor verantwoordelijk is: de notulist.
Jij wilt de verslaglegging van jouw vergaderingen verbeteren. Hoe ga je dit doen?
Digitalisering vergaderproces
Digitalisering is een belangrijke stap in het verbeteren van de verslaglegging van jouw vergaderingen. Anno 2021 is het namelijk ontzettend ouderwets om je verslaglegging met papier te doen. ‘Ik doe mijn verslaglegging met Word, dat is toch ook digitaal?’ Ja dat is digitaal, nee Word is absoluut niet prettig voor overzichtelijke verslaglegging (zeker op lange termijn niet!).
Om jouw vergaderproces te digitaliseren raden wij aan om een digitale tool te gebruiken. Het gebruik van een vergader of verslagleggingstool is de sleutel naar de volgende twee stappen: (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Bovendien is een gedigitaliseerde verslagleggingsomgeving ontzettend fijn omdat alle vergaderingen en bijbehorende verslagen worden gecentraliseerd. Zo hoeft niemand meer te zoeken naar waar de informatie gevonden kan worden.
Een voorbeeld van een digitale vergaderomgeving
Overzicht en Structuur
Overzicht en structuur zijn de belangrijkste aspecten van een goed verslag van een vergadering. Overzicht en structuur zorgen ervoor dat het verslag makkelijk leesbaar is en de belangrijkste informatie uit het verslag snel gevonden kan worden. Overzicht en structuur kunnen gecreëerd worden door:
- Een duidelijke introductie. Hierin worden de datum, aanwezigen en het overkoepelende thema benoemd.
- Werk met agendapunten. Zo wordt de informatie in het verslag gegroepeerd per onderwerp.
- Werk met actiepunten en beslissingen. Op deze manier wordt de belangrijkste informatie gescheiden van de rest van het verslag (de context).
‘Een goed verslag van een vergadering is zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk’.
Verspreiding verslag vergadering
Een goed verslag is fijn, maar dient wel nog verspreid te worden. Als je werkt met een digitale vergadertool, maak dan een export van de vergadering (in Word of PDF, maar net wat jij fijn vindt). Deze PDF kun je vervolgens doormailen naar iedereen die het verslag van de vergadering dient te lezen.
Als jouw vergadering en verslaglegging voldoet aan deze drie aspecten, dan ben je gegarandeerd van goede verslaglegging.
Verslaglegging met Notulen Software
Wil jij de verslagen van jouw vergaderingen digitaliseren? Dan is Notulen Software de tool voor jou! Met Notulen Software maak je gemakkelijk notulen en leg jij acties en besluiten overzichtelijk vast. Bovendien genereer je met één druk op de knop een mooi verslag in jouw huisstijl. Deze kun je zelfs geautomatiseerd naar alle deelnemers toesturen.
