Verslaglegging van een vergadering: het klinkt makkelijker dan het is. Want het maken van een verslag van een vergadering is niet gemakkelijk. Wel hebben wij handige tips om dit proces makkelijker, maar vooral beter, te maken. De sleutelwoorden zijn: (1) Digitalisering, (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Na het lezen van dit korte blog ken jij de kernwaarden van een goede verslaglegging van een vergadering.
Wat is verslaglegging?
Verslaglegging is het notuleren / rapporteren van informatie. Tijdens een vergadering is verslaglegging dus het schriftelijk vastleggen van (belangrijke) zaken die bespreken worden door de deelnemers van de vergadering. Tijdens een vergadering is het normaal dat hier een specifiek persoon voor verantwoordelijk is: de notulist. Uiteraard kan deze persoon wisselen per vergadering.
Jij wilt de verslaglegging van jouw vergaderingen verbeteren.
Maar hoe ga je dit doen?
Digitalisering vergaderproces
Digitalisering is een belangrijke stap in het verbeteren van de verslaglegging van jouw vergaderingen. Anno 2024 is het namelijk ontzettend ouderwets om je verslaglegging met papier te doen. ‘Ik doe mijn verslaglegging met Word, dat is toch ook digitaal?’ Ja dat is digitaal, nee Word is absoluut niet prettig voor overzichtelijke verslaglegging (zeker op lange termijn niet!).
Om jouw vergaderproces te digitaliseren raden wij aan om een digitale tool te gebruiken. Het gebruik van een vergader of verslagleggingstool is de sleutel naar de volgende twee stappen: (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Bovendien is een gedigitaliseerde verslagleggingsomgeving ontzettend fijn omdat alle vergaderingen en bijbehorende verslagen worden gecentraliseerd. Zo hoeft niemand meer te zoeken naar waar de informatie gevonden kan worden.
Een voorbeeld van een populaire tool om het vergaderproces te digitaliseren is Topical Meetings.
Overzicht en Structuur
Overzicht en structuur zijn de belangrijkste aspecten van een goed verslag van een vergadering. Overzicht en structuur zorgen ervoor dat het verslag makkelijk leesbaar is en de belangrijkste informatie uit het verslag snel gevonden kan worden. Overzicht en structuur kunnen gecreëerd worden door:
- Werken met templates voor repeterende vergaderingen. Zo raken de deelnemers bekend met de flow die iedere vergadering doorlopen wordt.
- Een duidelijke introductie. Hierin worden de datum, aanwezigen en het overkoepelende thema benoemd.
- Werk met agendapunten. Zo wordt de informatie in het verslag gegroepeerd per onderwerp.
- Werk met actiepunten en beslissingen. Op deze manier wordt de belangrijkste informatie gescheiden van de rest van het verslag (de context).
‘Een goed verslag van een vergadering is zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk’.
Verspreiding verslag vergadering
Een goed verslag is fijn, maar dient wel nog verspreid te worden. Als je werkt met een digitale vergadertool, maak dan een export van de vergadering (in Word of PDF, maar net wat jij fijn vindt). Deze PDF kun je vervolgens doormailen naar iedereen die het verslag van de vergadering dient te lezen. Ook zijn er veel vergadertools die het verslag, bijvoorbeeld een uur na de meeting, automatisch rondsturen aan alle genodigden. Daarnaast is de vergadering natuurlijk terug te lezen in de digitale omgeving.
Als jouw vergadering en verslaglegging voldoet aan deze drie aspecten, dan ben je gegarandeerd van goede verslaglegging.
Verslaglegging met Topical Meetings
Wil jij de verslaglegging binnen jouw organisatie digitaliseren en optimaliseren? Maak dan gebruik van Topical Meetings. Bespaar professionals tot wel 12 uur per week in het voorbereiden, uitwerken en opvolgen van meetings. Op de website van Topical Meetings kun je geheel gratis en vrijblijvend een proefomgeving voor jouw organisatie aanmaken.
