Voorkom inefficiënte vergaderingen

1. Krijg overzicht in jouw geplande vergaderingen

Het begin van een nieuwe week. Je opent de Notulen Software en ziet dat je deze week een aantal vergaderingen in je agenda hebt staan. Alleen de brainstorm met het team aankomende donderdag ontbreekt nog, deze maak je even snel aan. Vanwege het herkenbare agenda template gaat dit heel gemakkelijk. Je voegt de genodigden toe en wijst hen rollen toe. Ze ontvangen automatisch een mailtje en de vergadering wordt ook aan hun agenda toegevoegd, super handig! Vandaag heb je ook een vergadering, tijd om je voor te bereiden.

2. Bereid je vergaderingen voor

Vandaag staat er een meeting op de planning met de partij die jouw marketing verzorgt: Rocket Marketing. Je neemt alvast de agendapunten door en je ziet dat Rocket Marketing een bijlage heeft toegevoegd. Je bekijkt de bijlage zodat je helemaal voorbereid bent. Tot slot neem je de actiepunten voor de vergadering nog eens door, allemaal afgevinkt. Top!

3. Digitaal notuleren

De vergadering is begonnen. Geen stapels papier of onoverzichtelijke Word documenten, notulen software is het enige dat je nodig hebt. Je notuleert aan de hand van de vooraf opgestelde agendapunten. Samen spreek je enkele actiepunten af voor de meeting van volgende maand, deze kun je meteen toevoegen. Ook de genomen besluiten worden aan de bijbehorende agendapunten gekoppeld. Heel fijn, die online gecentraliseerde omgeving voor jouw vergaderingen!

4. Vind alles terug

Je wilt jullie nieuwste vacature promoten op sociale media, maar bent helemaal vergeten hoeveel budget hiervoor beschikbaar is gesteld. Je weet alleen nog dat dit enige tijd geleden aan bod is gekomen tijdens de bestuursvergadering. Met de zoekfunctie van de notulen software weet je razendsnel het besluit terug te vinden. In één overzicht zie je direct alles wat besproken en besloten is over vacatures. Het besloten budget is 1000,- euro, top! In plaats van een lange zoektocht door oude notulen, heb je nu binnen enkele seconde de juiste informatie gevonden.

5. Een helder overzicht van acties

De week is afgelopen. Je hebt veel efficiënte en inspirerende vergaderingen achter de rug, die ervoor gezorgd hebben dat je actiepuntenlijst weer goed gevuld is. Enkele van de aan jou toegewezen actiepunten heb je al afgerond, deze vink je af. Je ziet dat je voor het weekend nog een actiepuntje open hebt staan. Na het afronden van deze taak is het tijd voor weekend, tot maandag!