Een zorgteambespreking is als controle en evenwicht waarbij het team elkaars vooruitgang, verantwoordelijkheden en verantwoording controleren. Deze vergaderingen gaan niet alleen over het afleggen van verantwoording, maar zijn ook een mooie gelegenheid om de last van elkaar te delen. Bij een zorgteamvergadering moet iedereen aanwezig en aandachtig zijn: ze moeten een plaats zijn van vertrouwen en steun onder collega’s. Hier volgen enkele tips over hoe je een succesvolle zorgteamvergadering in uw organisatie kunt leiden.
Zorg ervoor dat iedereen aanwezig is op de vergadering
Als iemand niet komt opdagen voor een zorgteamvergadering, is dat een teken dat hij niet geïnteresseerd is in de voortgang van het team. Het kan ook een teken zijn van gebrek aan respect voor de rest van het team en het management. Tegelijkertijd moeten een paar minuten afwezigheid niet worden opgevat als een vertrouwensbreuk. Als dit gebeurt, doe het dan rustig aan terwijl de afwezige op weg is naar de teamvergadering. De afwezige moet worden gevraagd of er een probleem is. Als iemand consequent afwezig is, wil je het misschien tot op de bodem uitzoeken. En als het geen ernstige zaak is, kun je verder gaan om hem of haar deel van het team te laten uitmaken.
Beoordeel de vorderingen en verantwoordelijkheden van elk lid
Bekijk tijdens de zorgteamvergadering de voortgang van elk lid en controleer hun respectievelijke verantwoordelijkheden. Elk teamlid kan verslag uitbrengen over zijn vooruitgang, de problemen waarmee hij wordt geconfronteerd, en de hulp die hij van anderen nodig heeft. De leider van de zorgteamvergadering heeft de rol om de vooruitgang van elk lid te beoordelen en zijn eigen vooruitgang te melden.
Controle op verantwoordelijkheid
In dit stadium krijgen de teamleden de gelegenheid om verslag uit te brengen over hun vorderingen tot dusver en over de verantwoordelijkheid die zij dragen. Van de andere teamleden wordt verwacht dat zij bevestigen dat de verantwoordelijkheid wordt behandeld. Dit is een belangrijke stap om de mate van betrokkenheid van elk lid bij de groep en zijn verantwoordelijkheid tegenover de groep vast te stellen. Het is ook een manier om degenen die verantwoordelijkheden op zich nemen maar die later niet nakomen, uit te sluiten.
Identificeer problemen en knelpunten
Zorgteamvergaderingen zijn een goed platform voor leden om problemen aan te kaarten die het team kunnen tegenhouden. Op die manier is iedereen op de hoogte van problemen en knelpunten en kan het team werken aan een positieve verandering. De leider van de zorgteamvergadering heeft de verantwoordelijkheid om problemen en knelpunten te identificeren, en manieren en middelen voor te stellen om ze op te lossen.
Plan voor de volgende week
Nadat alle leden zijn gehoord en alles is besproken, moet de leider verder gaan met een plan voor de volgende week. De leider moet de vooruitgang van de groep evalueren en de problemen identificeren die door de afwezigheid van een lid kunnen zijn ontstaan. Zorg ervoor dat de taken die door de afwezigheid van een teamlid onafgewerkt zijn gebleven, worden opgenomen. De leider stelt manieren en middelen voor om de problemen op te lossen, gevolgd door een discussie en een stemming.
Samenvatting
Aan het einde van de teamvergadering, zou de leider een minuut moeten nemen om samen te vatten wat werd besproken en over de volgende vergadering te beslissen. De teamvergadering zou moeten eindigen met een herinnering dat de leden elkaars werk moeten waarderen en moeten werken om het team beter te maken. Een succesvolle zorgteamvergadering is een ideaal medium om de last van elkaars werk te delen, kansen te creëren voor een betere teambetrokkenheid, en vertrouwen en kameraadschap op te bouwen onder de teamleden. Deze vergaderingen moeten echter goed worden geleid, en de richtlijnen voor het leiden van een succesvolle zorgteamvergadering kunnen teamleiders helpen om hun vergaderingen op de juiste voet te beginnen.
