Merk je ook dat er veel tijd en geld wordt verspild aan inefficiënte vergaderingen? Irritant, toch? We willen allemaal zo efficiënt en zo kort mogelijk vergaderen. Maar hoe doe je dat? Misschien heb je er al eens van gehoord: de Lean Methode. Vaak wordt dit gebruikt voor werkmethodes binnen een bedrijf. Deze methode kan je ook toepassen op het vergaderproces. Hierdoor kost vergaderen minder tijd, krijg je meer energie en leiden vergaderingen sneller tot acties. Door de lean methode toe te passen op je vergadercultuur, zorg je ervoor dat vergaderingen efficiënter worden met gemotiveerde deelnemers. In dit blog zullen wij uitleggen wat lean vergaderen is en geven wij tips hoe jij het toe kan passen in je eigen vergaderingen.

lean vergaderen

Wat is lean vergaderen?

Eerst naar de basis. De lean methode. Met de lean methode zet je de klant centraal. De manier van werken moet zo efficiënt mogelijk zijn, zodat er tijd en geld kan worden bespaard. De principes van de lean methode zijn daardoor ook door te voeren op het gebied van vergaderen.

Tips om zelf aan de slag te gaan

1. Vergader digitaal en papierloos
Door papierloos te vergaderen, bespaar je veel tijd, geld én papier. Dat past goed binnen de lean methode. Door papierloos te vergaderen kan je een vergadering overal en makkelijk voorbereiden, thuis op de bank of op je telefoon. Handig toch? Daarnaast kost het minder tijd aan voorbereiding wanneer je digitaal vergadert. Ook door digitaal te vergaderen zijn altijd alle documenten en notulen compleet, geen omkijken meer naar het meebrengen van papier!

2. Houd je aan een tijd
Zorg ervoor dat de deelnemers op tijd aanwezig zijn bij een vergadering. Het is vervelend als de vergadering al is begonnen en er na 10 minuten iemand binnenkomt en hij of zij bijgepraat moet worden. Ook kan je per agendapunt een tijd hanteren zodat je niet te lang blijft hangen per punt.

3. Selectief zijn in de keuze van deelnemers
Nodig alleen mensen uit die nodig zijn voor de besluitvorming van de vergadering. Zo voorkom je dat er te veel mensen aanwezig zijn. Ook hoeft niet iedereen de gehele vergadering aanwezig te zijn. Zo kunnen deelnemers hun bijdrage leveren, maar houden ze ook tijd over voor andere taken. Bovendien hoeven deelnemers dan niet te luisteren naar onderwerpen die voor hen niet relevant zijn.

4. Vergader staand
Nog nooit staand vergaderd? Ga dat nu doen! Door staand te vergaderen blijft iedereen actiever én duurt de vergadering korter. Daarnaast stimuleert het deelnemers om sneller tot beslissingen te komen. Doordat het minder comfortabel is dan zitten, komen mensen sneller tot de kern.

5. Duidelijke besluiten
Zorg ervoor dat er duidelijke besluiten worden genomen. Hierdoor weet iedereen wat hem of haar te doen staat en het voorkomt dat de volgende vergadering hier weer over gesproken wordt. Je kan ervoor kiezen om de beslissingen helder op een rijtje te zetten of te markeren. Zo blijft het overzichtelijk voor iedereen.

Er zijn dus verschillende manieren waarop je de lean methode kan toepassen op jouw vergaderproces. Zorg ervoor dat je technieken gebruikt die bij jou passen en waar je je comfortabel bij voelt. Succes!

Heb jij hulp nodig bij het toepassen van de lean methode in jouw vergaderproces? Met Notulen Software kan dit!

Voorkom inefficiënte vergaderingen

Je zit nergens aan vast.