Papierloos vergaderen is dé vergadertrend van 2020. In het verleden lagen er stapels papier op de vergadertafel, en schreef de notulist het ene na het andere A4’tje helemaal vol. Anno 2020 zijn er gelukkig genoeg mogelijkheden om over te gaan op papierloos vergaderen. Waarom moet jij ook overgaan op papierloos vergaderen?

Wat is papierloos vergaderen?

Papierloos vergaderen is het inrichten van een vergaderproces waarbij geen papier benodigd is. Documenten worden online met elkaar gedeeld, notulen worden digitaal vastgelegd en beslissingen en actiepunten worden na afloop digitaal rondgestuurd.

Waarom papierloos vergaderen?

Papierloos werk je efficiënter

Digitaal vergaderen levert een hoop voordelen op ten opzichte van vergaderen en notuleren met papier. Heb je gedurende een vergadering informatie nodig uit een voorgaande vergadering? Dan hoef je niet terug te zoeken in stapels papier. Gebruik de zoekfunctie die in jouw vergadersoftware is geïmplementeerd. Zo vind je binnen enkele secondes de informatie die je zoekt. Ook de notulist heeft baat bij papierloos vergaderen. Want zeg nou zelf, notuleren op de laptop is toch veel makkelijker dan notuleren op papier. Tevens zijn foutjes digitaal veel makkelijker te corrigeren.

Papierloos werk je overzichtelijker

Stapels papier zijn rommelig én bieden daardoor weinig overzicht. Terwijl overzicht in informatie tijdens het vergaderen juist ontzettend belangrijk is. Als informatie overzichtelijk weergegeven wordt, kunnen hier belangrijke inzichten uit worden gehaald. Een gecentraliseerde online vergaderomgeving kan jou dit overzicht geven. Wil je graag weten hoe Notulen Software overzicht creëert? Bekijk dan de pagina over de voordelen van Notulen Software.

Je vergaderproces wordt gedigitaliseerd

Wanneer je overgaat op vergadersoftware zijn de voordelen niet alleen merkbaar tijdens vergaderingen. Ook voor en na vergaderingen zijn er een hoop voordelen merkbaar. Je gehele vergaderproces wordt namelijk gecentraliseerd in één online vergaderomgeving. Een van deze voordelen is dat actiepunten en beslissingen worden gedigitaliseerd, en hoeven daardoor niet meer mondeling gecommuniceerd te worden. Tevens is het duidelijk aan wie bepaalde actiepunten zijn toegewezen, zo hoeft er nooit meer gevraagd te worden: ‘wie zou dit ook alweer doen?’. Een online vergaderomgeving zorgt ervoor dat beslissingen, actiepunten en vergaderingen nooit meer worden vergeten. Bovendien zijn alle deelnemers optimaal voorbereid.

Je draagt een steentje bij aan een beter milieu

Wanneer je jullie gehele vergaderproces digitaliseert bespaar je op jaarbasis een behoorlijke hoeveelheid papier. Papierloos vergaderen heeft dus niet alleen voordelen voor jouw eigen vergaderproces, maar je draagt tegelijkertijd ook een steentje bij aan een beter milieu.

Aanbieders van vergadersoftware

Er zijn verschillende aanbieders van vergadersoftware waarmee papierloze vergaderingen gefaciliteerd kunnen worden. Veel bedrijven gebruiken Word of Google Drive om papierloos te vergaderen. Echter, deze tools missen de functionaliteit om vergaderingen in te richten.

Er zijn ook tools in de markt die zich specifiek op het vergaderproces focussen, bijvoorbeeld: Petear, Arrix, Ibabs en Notulen Software.

Papierloos vergaderen met Notulen Software

Notulen Software is dé vergadertool om papierloos te vergaderen. Wil jij ook graag papierloos vergaderen? Jij kunt geheel vrijblijvend een gepersonaliseerde online demo aanvragen!

Vond je dit blog interessant?

Dan vind je een van onze voorgaande blogs misschien ook interessant

Voorkom inefficiënte vergaderingen

Je zit nergens aan vast.