Je herkent het vast wel: zaken die in een vorige vergadering besproken zijn, zijn nauwelijks terug te vinden. Binnen jullie organisatie hebben jullie een wekelijks/maandelijks overleg. Tijdens de volgende vergadering, of het voorbereiden daarvan, komt er iets ter sprake dat in de vorige vergadering besproken is. In een onhandige mappenstructuur gaan jullie op zoek naar deze informatie. Wanneer het gaat om informatie uit de meest recente vergadering dan is dat nog wel te doen, maar wanneer het gaat om een vergadering verder uit het verleden is het een drama. In dit blog leggen wij uit hoe Notulen Software informatie uit de notulen van een vorige vergadering goed inzichtelijk maakt.

Vergaderingen koppelen met templates

Om informatie uit vorige vergaderingen inzichtelijk te maken, koppel jij vergaderingen van hetzelfde type aan elkaar middels templates. Je maakt bijvoorbeeld een template aan voor de maandelijkse marketing meeting of het wekelijkse bestuursoverleg. De software herkent zo dat dit vergaderingen zijn die bij elkaar horen.

Met één druk op de knop krijg jij een overzichtelijk dashboard van alle vorige en geplande vergaderingen van dit type. Zo heb jij heel snel de juiste meeting weer teruggevonden. 

Bovendien worden openstaande acties uit vorige vergaderingen van dit type zichtbaar in de volgende vergadering. Zo zie je tijdens de vergadering meteen welke acties wel en niet voltooid zijn. Zo worden acties niet meer vergeten en blijft er goed doorgepakt worden. 

Zoeken in notulen vorige vergadering

Krijg je de informatie die je zoekt niet meteen gevonden? Of weet je niet meer in welke vergadering bepaalde zaken besproken zijn? Dan biedt de zoekfunctie van Notulen Software uitkomst. Typ een trefwoord in, bijvoorbeeld “marketingbudget 2021”. Binnen no-time zie jij alle meetings waarin dit trefwoord terugkomt. Zo weet je zeker dat informatie, zelfs jaren later, niet verloren gaat. Bovendien bespaar je veel tijd met het terugzoeken van informatie.

Notulen Software zelf ervaren

Wil jij zelf ervaren hoe veel beter Notulen Software het zoeken naar informatie uit vorige vergaderingen maakt? Jij kunt het PRO pakket van Notulen Software 30 dagen geheel gratis proberen. Na afloop van deze 30 dagen maak jij de keuze tussen free, pro en ultimate. Uiteraard zit je nergens aan vast en zijn er geen betaalgegevens vereist. Klik hier om een gratis account te maken.

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Haaglanden Medisch Centrum
Partij van de Arbeid
ETZ
Future for Assistants
Vue Cinemas
Impres Online Impact
Golfclub Prise D'eau Tilburg
JCI Hart van Brabant
Relined Fiber Network
Fyzio Totaal