Asynchroon vergaderen is een begrip waar jij mogelijk nog nooit van gehoord hebt. Wellicht klinkt ‘asynchroon werken’ je al bekender in de oren. Dit is namelijk een fenomeen dat aan populariteit wint binnen veel organisaties. In dit blog staan we stil bij wat asynchroon vergaderen oplevert en hoe jij hier mee aan de slag kunt gaan.
Het verschil tussen synchroon en asynchroon communiceren
Bij synchrone communicatie vindt er directe en gelijktijdige communicatie plaats tussen personen. Denk aan een een-op-een gesprek, telefoontje of videocall. Bij asynchrone communicatie is er sprake van een tijdsonderbreking tussen de antwoorden. Voorbeelden zijn email of chat.
Communicatie tijdens vergaderingen
Communicatie tijdens vergaderingen is een voorbeeld van synchrone communicatie. Meerdere personen communiceren direct met elkaar gedurende deze vergadering. Tijdens de vergadering deelt ieder zijn of haar input, vragen, acties en besluiten. Het vergaderproces asynchroon inrichten kan echter tot grote tijdsbesparing leiden en resulteren in efficiëntere vergaderingen.
Asynchroon vergaderen
Asynchroon vergaderen start met het tijdig plannen van de vergadering en het rondsturen van de agenda. Wanneer de agenda online beschikbaar is, kunnen alle genodigden alvast hun input leveren op de agendapunten (asynchroon dus!). Wanneer dit gestimuleerd wordt bij de deelnemers, resulteert dit in veel beter voorbereide deelnemers. Dat is niet alles: wanneer alle deelnemers hun input geleverd hebben en hier geen verdere vragen meer over zijn, kan er zelfs besloten worden om de daadwerkelijke vergadering niet door te laten gaan. Wanneer de vergadering wel doorgaat, zijn er zeer waarschijnlijk meerdere agendapunten die overgeslagen kunnen worden of veel sneller behandeld kunnen worden.
Kortom, om een goede asynchrone vergadering te faciliteren is het belangrijk om:
- De vergadering tijdig te plannen en de agenda te delen.
- Te werken in een online omgeving waarin iedereen input kan leveren.
- Genodigden aanmoedigen om input te leveren en elkaar input grondig door te nemen.
- Voorafgaand aan de vergadering besluiten of een vergadering nog wel nodig is of dat er enkele agendapunten zijn die kunnen worden overgeslagen.
Bij Prise D’eau vergaderen ze al jaren asynchroon met Notulen Software. In de onderstaande video vertelt directeur Hedwig Wassing over hoe Prise D’eau asynchroon vergadert.
Asynchroon vergaderen met Notulen Software
Wil jij ook de vele voordelen van asynchroon vergaderen ervaren? Dat kan met Notulen Software! De tool biedt jou alle handvatten om een efficiënt en asynchroon vergaderproces in te richten. Maak een gratis account aan!
