Als gevolg van de coronacrisis zijn videobel tools niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Steeds meer personeel werkt (gedwongen) thuis en kan daardoor vergaderingen niet meer fysiek bijwonen. Zoom en Google Meet hebben aan populariteit gewonnen, maar specifiek voor vergaderingen is Teams erg populair geworden. Vaak krijgen wij de vraag hoe Notulen Software en Teams het beste samen ingezet kunnen worden. In dit blog werken wij de verschillen uit en laten wij zien hoe beide tools complementair zijn aan elkaar.
Wat kan ik met Teams?
Wanneer een of meerdere genodigden niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, dan is Teams een uitstekende tool om te gebruiken. Teams faciliteert het videogesprek en geeft de mogelijkheid om te chatten. Ook kun je in Teams:
- Samenwerken aan documenten
- Delen van documenten
- Taken en activiteiten toevoegen
Wat kan ik met Notulen Software?
Notulen Software is dé tool om de informatievoorziening van jouw vergaderproces te stroomlijnen: van voorbereiding tot verslaglegging én van afwikkeling tot opvolging.
- Tijdens de voorbereiding genereer jij op basis van templates een agenda. Vergaderingen van hetzelfde type worden automatisch aan elkaar gekoppeld. Alle deelnemers kunnen zo alvast hun input leveren op de agenda. Ook additionele documenten kunnen geüpload worden. Via de tool ontvangen alle genodigden automatisch een uitnodiging met de agenda en eventuele aanvullende documenten.
- De verslaglegging van de vergadering wordt een stuk makkelijker met Notulen Software. De tool zorgt voor een overzichtelijke scheiding tussen de context (notulen) en de belangrijkste informatie (acties en besluiten). Het gecentraliseerd vastleggen van deze acties en besluiten is meteen een van de belangrijke functionaliteiten van Notulen Software. Wil jij het notuleren nog makkelijker maken? Dan kun jij met de speech-to-text functionaliteit gesproken tekst direct omzetten in notulen.
- Na afloop van de vergadering genereer jij met één druk op de knop een overzichtelijk verslag met notulen, acties en besluiten in jouw eigen huisstijl. Ook heeft iedereen een gepersonaliseerd dashboard met actiepunten, hiervan worden ook reminders verstuurd per mail.
Kortom, met Notulen Software bied jij jouw team en externe stakeholders een persoonlijk dashboard. Je bouwt aan een gestructureerde omgeving met gedegen documenten. Zo stroomlijn jij het vergaderproces binnen jouw organisatie, maar professionaliseer jij ook jouw dienstverlening naar externen.
Hoe integreer ik beide tools?
Zoals je uit de bovenstaande tekst kunt opmaken, zijn beide tools complementair aan elkaar. Voor online meetings is Teams een uitstekende oplossing. Om te zorgen voor een gestroomlijnd en efficiënt proces van online meetings zet jij Notulen Software in.
