Dit artikel is een vertaling en samenvatting van een artikel op cnbc.com (geschreven door Juliet Funt).
Met de juiste structuur en sfeer kunnen meetings een productief, samenwerkend en creatief hoogtepunt van je dag zijn. Helaas weten veel personen niet hoe ze het vergaderproces goed moeten inrichten. Management consultant Juliet Funt, gespecialiseerd in productiviteit en het geluk van medewerkers, heeft op een rijtje gezet hoe de beste teams het vergaderproces inrichten.
1. Stel vereenvoudigingsvragen
Stel jezelf, voordat je uitnodigingen voor een meeting verstuurt, een aantal vragen om in kaart te brengen wat er écht nodig is.
- Wat moet ik weten? Mogelijk besef je dat een mailtje ook voldoende kan zijn, in plaats van een geheel team bij elkaar roepen.
- Wie moet ik uitnodigen? Vraag jezelf af wie er écht aanwezig moeten zijn.
- Welke informatie moet ik delen? Zorg dat de informatie die je deelt zo beknopt als mogelijk is, maar zo uitgebreid als noodzakelijk. Zo voorkom je dat er te veel tijd besteed wordt door zowel jezelf als door de genodigden.
2. Geef de mogelijkheid om een meeting te weigeren
Zorg ervoor dat genodigden zich ervan bewust zijn dat ze een meeting ook kunnen weigeren wanneer ze van mening zijn dat hun aanwezigheid niet noodzakelijk is.
Geef ook de mogelijk om een ‘vervanger’ te sturen. Als iemand de meeting niet kan bijwonen, voorkom je zo dat er vertraging opgelopen wordt.
Tot slot moet men fysieke aanwezigheid kunnen weigeren, maar kunnen aangeven wel bereikbaar te zijn gedurende de gehele meeting. Zo kan de expertise van deze persoon ingevlogen worden wanneer noodzakelijk, maar hoeft hij/zij niet de gehele meeting aanwezig te zijn.
3. Analyseer verveling
Heb je tijdens een meeting een gevoel van ‘verveling’? Sta hier goed bij stil en stel jezelf de vraag: waarom ben ik verveeld?
Is je aanwezigheid bij de meeting nu eenmaal niet noodzakelijk? Of dien je wel écht aanwezig te zijn, maar is de meeting simpelweg niet interessant?
Maak het gevoel van verveeldheid vervolgens bespreekbaar binnen het gehele team. Ervaren te veel aanwezigen hetzelfde gevoel? Dan zit er iets mis binnen deze meeting en dient er inhoudelijk of qua structuur iets te veranderen.
4. Geef pauze mogelijkheden
Heb je meerdere meetings achtereenvolgens? Zorg voor een korte pauze van minstens 10 minuten tussen deze meetings: “Hall Time”. Deze pauze is niet alleen belangrijk om even om adem te komen, maar ook om kort te kunnen reflecteren op de meeting.
