Slim vergaderen lijkt op het eerste oog een simpel proces, maar is een kunst die lang niet iedereen beheerst. Wij geven jou handige vergadertips om slim vergaderen ook voor jou mogelijk te maken. Om dit te bereiken, moeten zowel de voorbereiding, de vergadering zelf en het proces achteraf optimaal verlopen. Voordat een vergadering daadwerkelijk plaatsvindt, dienen de aanwezigen zich voor te bereiden. Om slim te vergaderen is een goede voorbereiding van groot belang.
Een goede voorbereiding
Een vergadering gepland? Maak in jouw online vergaderomgeving een meeting aan. Bepaal het overkoepelende onderwerp van de vergadering en voeg hier de te bespreken agendapunten aan toe. Door agendapunten toe te voegen, wordt er structuur gecreëerd. Het creëren van een structuur is heel belangrijk en misschien wel de belangrijkste vergadertip.
Klaar met het bepalen van de agendapunten? Stuur de genodigden een uitnodiging, zodat ze de vergadering in hun agenda plaatsen (de Notulen Software tool zorgt ervoor dat de genodigden automatisch op de hoogte worden gesteld van de vergadering, super handig toch?).
Om slim te vergaderen dienen alle genodigden zich (wanneer nodig) goed voor te bereiden. Stuur documenten die gelezen moeten worden door, of upload ze in de vergadersoftware waar je gebruik van maakt. Zorg ook dat mogelijke actiepunten die volbracht moeten worden voorafgaand aan de vergadering gecommuniceerd worden. Een vergadering waar iedereen optimaal voorbereid verschijnt, dat is pas slim vergaderen.
Bereid je goed voor op een vergadering: neem de agendapunten alvast door.
Een effectieve vergadering
De vergadering gaat van start. Zorg dat de notulist klaar zit om notulen toe te wijzen aan de bijbehorende agendapunten in jullie online vergaderomgeving. In het proces is het zeer belangrijk dat notulen op een logische plek teruggevonden worden, en achteraf voor iedereen begrijpelijk zijn.
Laat de agendapunten een leidraad zijn voor de vergadering, probeer niet te veel van de vooraf bepaalde onderwerpen af te wijken. Zo blijf je goed vergaderen. Zorg dat genomen besluiten en nieuwe actiepunten worden gekoppeld aan de bijbehorende agendapunten.
Na afloop van de vergadering
Zijn er genodigden die door omstandigheden de vergadering hebben gemist? Zorg dat deze op de hoogte worden gesteld over het verloop van de vergadering en mogelijke beslissingen en actiepunten. Maak je gebruik van vergadersoftware? Dan kan de afwezige gemakkelijk zelf alles teruglezen.
Notulen software
Slim vergaderen wordt een stuk makkelijker wanneer jij gebruik maakt van een online vergadertool. Notulen Software is de meest voordelige en complete vergadertool op de markt.
