Een goed verslag van een vergadering maken: het klinkt makkelijker dan het is. Want het maken van een verslag van een vergadering is niet gemakkelijk. Wel hebben wij handige tips om dit proces makkelijker, maar vooral beter, te maken. De sleutelwoorden zijn: (1) Digitalisering, (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Na het lezen van dit korte blog ken jij de kernwaarden van een goed verslag van een vergadering.

Jij wilt de verslaglegging van jouw vergaderingen verbeteren. Hoe ga je dit doen?

Digitaal vergaderen met vergadersoftware
  • Digitalisering vergaderproces

Digitalisering is een belangrijke stap in het verbeteren van de verslaglegging van jouw vergaderingen. Anno 2019 is het namelijk ontzettend ouderwets om je verslaglegging met papier te doen. ‘Ik doe mijn verslaglegging met Word, dat is toch ook digitaal?’ Ja dat is digitaal, nee Word is absoluut niet prettig voor overzichtelijke verslaglegging (zeker op lange termijn niet!).

Om jouw vergaderproces te digitaliseren raden wij aan om een digitale tool te gebruiken. Het gebruik van een vergader of verslagleggingstool is de sleutel naar de volgende twee stappen: (2) Overzicht en Structuur en (3) Verspreiding. Bovendien is een gedigitaliseerde verslagleggingsomgeving ontzettend fijn omdat alle vergaderingen en bijbehorende verslagen worden gecentraliseerd. Zo hoeft niemand meer te zoeken naar waar de informatie gevonden kan worden.

Voorbereiden op effectieve vergadering.

Een voorbeeld van een digitale vergaderomgeving

  • Overzicht en Structuur

Overzicht en structuur zijn de belangrijkste aspecten van een goed verslag van een vergadering. Overzicht en structuur zorgen ervoor dat het verslag makkelijk leesbaar is en de belangrijkste informatie uit het verslag snel gevonden kan worden. Overzicht en structuur kunnen gecreëerd worden door:
Een duidelijke introductie. Hierin worden de datum, aanwezigen en het overkoepelende thema benoemd.
Werk met agendapunten. Zo wordt de informatie in het verslag gegroepeerd per onderwerp.
Werk met actiepunten en beslissingen. Op deze manier wordt de belangrijkste informatie gescheiden van de rest van het verslag (de context).

‘Een goed verslag van een vergadering is zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk’.

  • Verspreiding verslag vergadering

Een goed verslag is fijn, maar dient wel nog verspreid te worden. Als je werkt met een digitale vergadertool, maak dan een export van de vergadering (in Word of PDF, maar net wat jij fijn vindt). Deze PDF kun je vervolgens doormailen naar iedereen die het verslag van de vergadering dient te lezen.

Wil jij jouw verslaglegging ook verbeteren door digitaal te vergaderen? Dan is Notulen Software de tool voor jou! Lees hier meer over Notulen Software.

Als jouw vergadering en verslaglegging voldoet aan deze drie aspecten, dan ben je gegarandeerd van goede verslaglegging. Vond je dit blog interessant? Of wil je meer weten over efficiënt vergaderen? Dan zijn de volgende blogs misschien ook wel iets voor jou:

Vergadersoftware voor efficiënte en gestructureerde meetings

Slim vergaderen met handige vergadertips

Hoe maak je notulen? 5 notuleer tips