De Board Meeting is een vaak terugkerende vergadering binnen de meeste organisaties. Over het algemeen vindt er minstens één keer per maand een bestuursvergadering plaats. Wanneer de board meeting meer een controlerende of adviserende rol heeft, kan de board meeting ook eens per kwartaal plaatsvinden. Tijdens de board meeting worden vaak belangrijke besluiten omtrent de bedrijfsvoering gemaakt. Daarom is het belangrijk dat een bestuursvergadering efficiënt, gestructureerd en resultaatgericht is. In dit artikel wordt alles wat jij wilt weten over board meetings uitgelegd én krijg je inzicht in hoe een vergadertool jou kan helpen bij het faciliteren van een goede bestuursvergadering.
De Board Meeting uitgelegd
Tijdens een board meeting komt het bestuur van een bedrijf, organisatie, stichting of vereniging samen om te vergaderen over de voortgang van de desbetreffende instantie. Een bestuursvergadering bestaat vaak uit de volgende onderdelen: (1) de introductie waarin wordt teruggepakt op acties uit de voorgaande meeting, (2) het bespreken van besluitvormingsstukken en het maken van beslissingen, (3) een update van de CEO en/of eigenaar en (4) overige zaken die van belang zijn.
De board meeting bestaat meestal uit de volgende personen: het gehele bestuur / de raad van bestuur en de secretaresse of management assistant.
Het Board Meeting proces
Het voorbereiden van een board meeting
Het voorbereiden van een vergadering wordt vaak onderschat. Voor een board meeting is een goede voorbereiding al helemaal belangrijk. De genodigden dienen allemaal tijdig de agenda te ontvangen. Zodat men zich goed kan voorbereiden en eventueel additionele documenten kan doornemen. Tevens kunnen zo alle genodigden alvast input leveren op de agenda. Bij het publiceren van de agenda is het waardevol om een tijdsplanning bij te voegen. Zo is er gedurende de board meeting een stok achter de deur om het tempo erin te houden.
In het voorbereiden van een board meeting staan voorstellen centraal. Het is cruciaal dat iedereen zijn of haar voorstellen kan doen, andermans voorstellen alvast kan doornemen en op tijd een mening kan formuleren.
De verslaglegging
De verslaglegging tijdens een bestuursvergadering is van groot belang. Vaak is dit de verantwoordelijkheid van de management assistant of secretaresse. Vanwege het belang van een board meeting moet alles zorgvuldig vastgelegd worden. Ook is het maken van een onderscheid tussen de context (de notulen) en de belangrijke informatie (actiepunten en besluiten) erg belangrijk.
De afwikkeling
Het einde van een bestuursvergadering is direct de start van de voorbereiding van de volgende bestuursvergadering. Er dient een overzichtelijke lijst gemaakt te worden met nieuwe actiepunten. Bij voorkeur ontvangt iedere deelnemer een overzicht van zijn of haar acties per mail. Helemaal fijn is werken met een digitaal dashboard waarmee iedereen inzicht krijgt in zijn of haar persoonlijke acties.
Het overzicht van de acties kan verzonden worden in combinatie met de notulen. Op deze manier kan iedereen de context van de gemaakte acties en genomen besluiten nog eens rustig doorlezen. Ook is dit verslag ideaal voor personen die de board meeting mogelijk hebben moeten missen.
Board Meeting Software
Om het gehele proces van een board meeting in goede banen te leiden is het gebruiken van vergadersoftware cruciaal. Wil je meer weten over hoe board meeting software het gehele vergaderproces optimaliseert? Klik dan hier.
Het gebruik van Board Meeting software wordt tevens aangeraden om de opslag van documenten te waarborgen. Een digitale, centrale en veilige omgeving is van belang. Hierdoor voorkom je dat de output mogelijk verloren gaat. Ook zorgt vergadersoftware ervoor dat iedereen een helder overzicht heeft van zijn of haar persoonlijke acties.
Board Meetings met Notulen Software
Notulen Software is de vergadertool waarmee jij je verzekert van efficiënte, gestructureerde en makkelijke board meetings. Wil jij zelf de voordelen van Notulen Software ervaren? Probeer de tool dan 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend (uiteraard zit je nergens aan vast). Plan je volgende bestuursvergadering met Notulen Software en ervaar zelf hoeveel efficiëntie de tool aanbrengt in het vergaderproces. Meer informatie over Notulen Software? Klik dan hier! Direct een proefaccount aanmaken? Klik dan hier!
