Vergaderen doen we allemaal, maar hoe doen we dat? Er bestaan namelijk verschillende vergadertechnieken. Buiten vergaderen, staand vergaderen, een goede voorbereiding, noem het maar op! Vergaderen kan veel tijd in beslag nemen en daarbij is het belangrijk dat dit zo efficiënt mogelijk verloopt zodat tijd kan worden bespaard. In dit blog zullen we verschillende technieken om te vergaderen bespreken.
Vergadertechniek 1: Een goede voorbereiding
Wees goed voorbereid. “Een goede voorbereiding is het halve werk” wordt vaak gezegd. Een goede voorbereiding scheelt enorm veel tijd tijdens het vergaderen. Bij de voorbereiding hoort bijvoorbeeld ook het voorbereiden van de agenda. Deze vergadertechniek zal verder in de volgende alinea besproken worden. De voorbereide agenda kan van te voren doorgestuurd worden naar alle deelnemers van de desbetreffende vergadering, zodat iedereen deze van te voren kan lezen en dus voorbereid aanwezig is op de vergadering. Ook kunnen er van tevoren notulen toegevoegd worden aan de vastgestelde agendapunten. Vraag dus van tevoren aan iedereen of ze aanvullingen hebben. Een goede voorbereiding scheelt niet alleen veel tijd, maar zal voor iedereen ook prettiger zijn.
Vergadertechniek 2: Vast agendatemplate
Zorg dat je duidelijke agendapunten hebt en hier dus ook niet van afwijkt. Wanneer je merkt dat iemand afwijkt van een agendapunt, spreek hem of haar hierop aan en zet dit punt op de WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt). Wanneer er tijd over is, kan het alsnog besproken worden. Zo zorg je ervoor dat er geen tijd wordt verspilt. Wanneer er geen tijd meer is om andere punten te bespreken, kan je er ook voor kiezen om de eerstvolgende vergadering met deze punten te beginnen en deze even kort te bespreken.
Vergadertechniek 3: Notuleren
Het is belangrijk dat iemand notuleert. Dit kan soms lastig zijn, wat schrijf je wel op en wat niet? Dit hoeft niet letterlijk alles te zijn wat er gezegd wordt, maar kunnen ook duidelijke zinnen of steekwoorden zijn. Notuleer zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk. Het is belangrijk om besluiten te nemen en deze ook duidelijk te notuleren, zodat iedereen na afloop precies weet wat er besloten is. In de vierde vergadertechniek zullen wij hier verder op ingaan.
Wil jij weten hoe je het beste kan notuleren? Lees dan hier verder.
Vergadertechniek 4: Actiepunten en beslissingen
Het uiteindelijke doel van een vergadering is dat er duidelijke actiepunten en beslissingen uit voort komen. Zorg er dan dus ook voor dat je dit doet. In Notulen Software kan je bijvoorbeeld besluiten apart toevoegen aan een bijbehorend agendapunt. Ook kunnen actiepunten per persoon worden toegewezen. Zo weet iedereen wat zijn of haar taken zijn en hierdoor heb je het gevoel dat de vergadering echt efficiënt is geweest. Wanneer je op papier notuleert, is het handig als je deze actiepunten en beslissingen markeert. Deze vergadertechniek is belangrijk, maar wordt vaak vergeten.
Vergadertechniek 5: Afsluiting
Sluit de vergadering af met punten die op de WVTTK staan. Laat hierbij ook ruimte over voor vragen. Zo kunnen onduidelijkheden nog verduidelijkt worden. Daarnaast is het ook belangrijk om de belangrijkste beslissingen samen te vatten om zo te zorgen dat het voor iedereen duidelijk is. Wanneer hier weinig tot geen tijd meer voor is, kunnen de beslissingen na afloop naar alle aanwezigen gemaild worden. Ook kunnen punten die op de WVTTK staan, de volgende vergadering aan het begin besproken worden.
Met het gebruik van Notulen Software gebruik je al deze vergadertechnieken in één keer, in één dashboard. Zo kan jij ook efficiënt vergaderen, handig toch?
Welke vergadertechniek(en) hanteer jij? Laat het weten in de reacties!
